Charte des données personnelles
Règlement Européen de Protection de Données.
La présente charte de données personnelles a pour objet de décrire les principes mis en œuvre par Music For Ever Production, afin de respecter le règlement et de protéger la vie privée des personnes physiques dont les données sont traitées.
Elle précise également le cadre général des traitements de données à caractère personnel réalisés au sein de l’entreprise et, en ce sens, a pour objectif de fournir aux personnes concernées les informations nécessaires au parfait respect de la règlementation en vigueur.
1. Comment les données sont-elles collectées ?
Music For Ever Production collectent, au travers de leurs activités, des données dont certaines permettent d’identifier ou de rendre identifiables des personnes physiques.
1.1 Le fondement légal de la collecte
La législation liste les bases légales de collecte de données personnelles, autrement les justifications légitimes d’une collecte de données.
Ces bases légales sont explicitées et/ou rappelées dans le cadre des collectes réalisées par Music For Ever Production
A ce titre, l’entreprise est susceptible de collecter des données à caractère personnel en se fondant sur :
Le consentement de la personne concernée :
N.B. : en France, la CNIL reconnaît deux exceptions au consentement préalable en matière de prospection électronique détaillées dans une fiche sur la prospection électronique datant d’octobre 2016 :
– Dans les rapports entre professionnels, le consentement préalable de la personne concernée n’est pas requis pour des sollicitations commerciales envoyées sur l’adresse électronique professionnelle dès que ces sollicitations sont en rapport avec la profession de la personne en question. Cette tolérance est appelée « exception B to B ».
– Le consentement préalable n’est pas non plus requis pour toute sollicitation envoyée à une personne concernée pour des services/produits analogues à ceux que cette personne aurait déjà acquis auprès du même organisme.
L’exécution des obligations au titre d’un contrat :
N.B. : Le recueil des données personnelles de nos adhérents et/ou utilisateurs est nécessaire afin d’exécuter les termes du contrat (ex : adhésion, inscription à une activité, réservation d’une prestation…) et d’assurer la fourniture du service souscrit ou du produit acquis par la personne physique concernée.
Ainsi, dans ce contexte, le consentement de la personne n’est pas nécessaire puisque les traitements réalisés sont liés à l’exécution du « contrat ».
L’intérêt légitime du responsable de traitement :
N.B. : Dans certaines circonstances, la nature même du service fourni par Music For Ever Production implique le recueil des données personnelles de ses clients et utilisateurs et la transmission de ces informations vers des tiers désignés (par ex. les services de mise en relation).
Ces traitements, liés à l’intérêt légitime du responsable de traitement dans cette hypothèse, sont considérés comme une attente raisonnable de la part de la personne concernée au regard de la description du service fourni.
L’entreprise a pour souci quotidien d’évaluer si son intérêt légitime n’est pas contrebalancé par l’intérêt de la personne concernée ou par le respect de ses droits et libertés fondamentaux.
Une obligation légale rendant le traitement obligatoire :
N.B. : Le contexte règlementaire d’une activité peut rendre obligatoire certains traitements et transfert de données, par exemple pour la facturation des produits ou services, établissements de statistiques, etc.
1.2 Les modes de collecte :
a) La collecte par le biais de formulaires
L’accès, l’utilisation, le téléchargement, l’achat ou la souscription à certains services ou de certains produits impliquent le recueil de données personnelles concernant l’utilisateur.
Dans ces hypothèses, lors du remplissage des formulaires papier, électronique, les personnes transmettent des informations les concernant.
Ces formulaires précisent systématiquement :
– le nom du responsable de traitement,
– les finalités associées à la collecte réalisée,
– si la collecte est rendue nécessaire par la souscription du service concerné ou par l’achat du produitenvisagé,
– les éventuelles autres exploitations envisagées et la base légale de la collecte réalisée ;
– un renvoi aux pages pertinentes de la présente charte sur les modalités d’exercice des droits par lespersonnes physiques, les coordonnées du DPO, les règles concernant la durée de conservation des données, les modalités de réclamation auprès de l’autorité de contrôle, etc…
1. b) La collecte par téléphone
Music For Ever Production réalisent certaines prestations par téléphone et à cette occasion peut recueillir des données personnelles.
Lorsque cela est possible, le contact téléphonique est confirmé par l’envoi d’un courriel permettant ainsi à la personne concernée de conserver une trace écrite de la conversation et de pouvoir exercer ses droits à tout moment.
2. Quels types d’informations sont recueillis ?
Certaines des informations recueillies constituent des « Données à caractère Personnel », à savoir des données concernant des personnes permettant de les identifier. En conformité avec la législation en vigueur, Music For Ever Production ont adopté le principe de minimisation dans la collecte et ne collecte que les données strictement nécessaires à l’objectif poursuivi et explicité auprès des personnes physiques concernées, en leur laissant toute capacité d’exercice de leurs droits. Les données à caractère personnel susceptibles d’être demandées, en fonction de la nature des services ou produits fournis, sont les suivantes :
Principalement :
– Votre nom et vos coordonnées, y compris vos adresses électronique et postale,
– Votre fonction,
– Vos numéros de téléphone.
3. A quoi servent les données recueillies ?
3.1 Utilisation des données collectées
Music For Ever Production peuvent utiliser les données à caractère personnel dont ils sont en possession afin de :
– envoyer des informations relatives à ses activités, ses services, ses offres, ainsi que d’autres informations ayant trait à ses services adaptés aux centres d’intérêts des personnes concernées ;
Ces données à caractère personnel seront utilisées par Music For Ever Production dans le cadre de ses activités et services. Elles ne sont utilisées que dans les strictes limites définies par la législation en vigueur.
3.2 Modalités d’envoi d’information
Selon les coordonnées qui auront été collectées, Music For Ever Production pourront transmettre des informations par les moyens suivants :
– Message texte envoyé à une personne (SMS, notification, courriel, et/ou toute autre forme de message électronique) ;
– Message via les réseaux sociaux ;
– Téléphone ;
– Courrier postal ;
– Moteur de recherche sur internet.
3.3 Objectifs de la collecte
La finalité de la collecte est systématiquement indiquée lorsqu’elle est directement réalisée Music For Ever Production et rappelée lors du transfert des données lorsque la collecte a été effectuée par un tiers. L’entreprise est susceptible d’utiliser les données à caractère personnel d’une personne notamment afin de l’enregistrer sur ses sites internet et/ou systèmes d’information et de gérer la facturation des services et activités fournis. Ex. : traitement des réservations ou d’une inscription
4. Comment et combien de temps les données sont-elles stockées ?
4.1 Le stockage des données à caractère personnel
Music For Ever Production prennent toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des Données à caractère personnel et notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Les recommandations de la Commission Nationale Informatique et Liberté sont prises en compte dans la gestion de la sécurité pour l’ensemble de l’entreprise.
4.2 La durée de conservation des données et l’archivage
La durée de conservation dépend de l’activité concernée, de la nature du contact (adhérents / utilisateurs ou prospect) et des usages du secteur.
– Music For Ever Production conservent certains documents obligatoires (factures etc…) pour la durée légale de conservation.
– La durée de conservation des données personnelles est fixée par défaut pour une durée de 5 ans.
– La durée est parfois liée à la pertinence ou la nécessité de son traitement : les données des adhérents / utilisateurs sont conservées pour la durée de la relation de service.
5. Qui sont les tiers ayant accès aux données personnelles collectées ?
5.1 A l’intérieur Music For Ever Production
Music For Ever Production sont composés de plusieurs entités susceptibles de se voir communiquer des données personnelles provenant d’une autre entité de l’entreprise, dans le cadre de son organisation fonctionnelle.
5.2 A l’extérieur Music For Ever Production
Music For Ever Production sont susceptibles de transférer les données à caractère personnel qu’il collecte à différents tiers comme par exemple :
– des partenaires dans le cadre d’une demande de mise en relation ou dans le cadre de la constitution d’un fichier de prospection.
– des prestataires afin de réaliser des prestations pour son compte.
– dans les cas où la loi le prévoit ou sur demande formelle d’une autorité (notamment dans le cadre d’une procédure judiciaire), des organismes publics, parapublics ou privés dans le cadre d’une mission de service public ;
5.3 Les modalités de travail avec les tiers
Dans le cas où des données à caractère personnel sont transmises à un tiers pour quelque raison (par exemple : prestations réalisées pour un utilisateur), Music For Ever Production appliquent les conditions définies par la législation en vigueur, notamment l’information des personnes concernées de ce transfert.
L’entreprise veille à ce que des stipulations contractuelles appropriées entre Music For Ever Production et le tiers concerné garantissent que ce dernier :
– N’utilisera les données à caractère personnel que dans le but spécifié par ses soins et conformément aux objectifs définis dans le cadre de la présente charte,
– Et aura pris les mesures de sécurité appropriées afin de prévenir un traitement non autorisé ou illicite des données à caractère personnel, une perte ou une destruction accidentelle de ces données à caractère personnel, ou des dommages à celles-ci.
6. A qui s’adresser pour avoir des informations ?
Music For Ever Production ont adapté leur organisation afin de répondre aux exigences du Règlement Européen Protection de Données et d’apporter à toute personne toutes informations sur les données à caractère personnel les concernant collectées et sur les traitements réalisés sur ces données.
6.1 L’exercice des droits d’accès, d’opposition, de rectification et de suppression
Cette demande doit comporter un maximum d’informations afin qu’elle puisse être traitée à réception dans un délai maximal de deux mois : par exemple les personnes doivent préciser l’adresse électronique sollicitée et pour laquelle elles adressent la demande afin de faciliter les recherches.
6.2 L’exercice du droit à l’oubli
Toute demande concernant une donnée personnelle doit être envoyée via le formulaire de contact.
Cette demande doit indiquer les motifs de la requête. Une fois la suppression de données traitée, toute demande de déréférencement d’un article dans un moteur de recherche doit être adressée directement auprès dudit moteur de recherche par la personne concernée.
6.3 La portabilité des données
Toute demande liée à la portabilité des données doit être envoyée au DPO de L’entreprise qui vous répondra sur la faisabilité d’une telle demande.
6.4 La désignation d’un Data Protection Officer (DPO) et le recours à l’autorité de contrôle
Afin de compléter ce dispositif, Music For Ever Production ont nommé un Data Protection Officer qui est joignable en utilisant le formulaire de contact pour toute question ou difficulté touchant aux traitements de données personnelles.
Toute personne a la possibilité de contacter directement la Commission nationale Informatique et liberté (CNIL).
7 Comment serez-vous informé des mises à jour de cette charte ?
Music For Ever Production peut être amenés à modifier ou mettre à jour la présente Charte Données Personnelles. Toute mise à jour sera affichée aux endroits jugés appropriés, de sorte que tout utilisateur sera averti de la date de la dernière mise à jour.